Gerir projetos é lidar com prazos, entregas, pessoas, mudanças e, claro, imprevistos. É tentar garantir que tudo ande no ritmo certo enquanto o mundo muda à sua volta. E no meio disso, é fácil se perder entre reuniões, mensagens, lembretes e anotações soltas.

Por isso, ferramentas como Notion e Google Agenda deixaram de ser “aplicativos legais” para se tornarem pilares de clareza e ritmo. Mais do que organizar o tempo, elas ajudam a organizar o pensamento, e isso muda tudo.

A verdade é: sem um sistema, o caos vence

Você pode ter o time mais talentoso do mundo, o projeto mais promissor e as melhores intenções… Mas se não houver método, tudo se perde no meio do caminho.

A agenda vira um bloco de reuniões sem sentido, o to-do cresce sem prioridade e a cabeça fica cheia de tarefas não resolvidas. No fim, o cansaço não vem do trabalho, vem da desorganização.

É aqui que entram três hábitos que fazem toda diferença para quem lidera projetos:

Anotar, transcrever e organizar.

O poder do “Anotar → Transcrever → Organizar”

1. Anotar: tudo começa com capturar. Se confiar somente em nossa memória, pode ser uma furada. Por isso, após cada reunião, anoto as decisões, responsáveis e próximos passos. As vezes faço no Notion, outras vezes no celular ou em um bloco de notas. O importante é tirar da cabeça e deixar registrado em algum lugar.

2. Transcrever: no fim do dia, traduzo minhas anotações em ações concretas. Assim, tenho tarefas, deadlines e checkpoints. E consigo transformar uma anotação que poderia ser esquecida, em algo útil.

3. Organizar: por fim, conecto o que foi definido com minha agenda e com os times. E se for prioridade, adiciono no Google Agenda, e se precisa de acompanhamento, vai para o Notion, vinculado ao projeto.

Esses três passos parecem simples, e na verdade são, mas constroem um sistema que evita que eu tenha retrabalho, reduz o stress diário e aumenta a previsibilidade das demandas.

Como unir Notion e Google Agenda na prática?

• Google Agenda é o seu mapa macro: define o tempo do dia, protege blocos de foco e garante que os prazos estão visíveis.

• Notion é a sua central de comando: onde mora o contexto, as tarefas, as anotações, os links, as decisões.

Dica de fluxo:

Use a agenda para definir blocos de trabalho (“Revisar backlog”, “Reunião de alinhamento”, “Planejamento sprint”) e dentro do Notion, registre o que foi decidido e o que precisa seguir. Assim, você conecta o “quando” e o “como” de cada entrega.

Pequenas práticas que mudam o cenário

• Proteja seus blocos de foco. Reserve pelo menos uma hora do dia sem reuniões, um espaço para pensar e resolver.

• Anote sempre após reuniões. Um resumo rápido de 3 minutos evita horas de dúvidas depois.

• Reveja no fim do dia. Veja o que avançou, o que travou, e ajuste a agenda do dia seguinte.

• Feche a semana com revisão. Sexta à tarde é um ótimo momento para ver o que o time entregou e preparar o planejamento da próxima.

Essas pequenas práticas constroem ritmo, e ritmo é o que sustenta um projeto no longo prazo.

Por que isso importa de verdade?

Quando você anota, transcreve e organiza, você tira o peso de gerenciar tudo “de cabeça”.

Você cria espaço mental para pensar o estratégico, o que realmente move os projetos adiante.

Além disso, seu time sente o reflexo:

• As demandas chegam mais claras.

• As prioridades ficam visíveis.

• As reuniões se tornam objetivas.

• E as entregas acontecem com menos retrabalho.

No fim, produtividade não é sobre correr mais. É sobre enxergar melhor.

Comece simples, mas comece

Você não precisa virar um mestre do Notion nem montar dashboards complexos.

Comece com o básico:

• Um calendário bem definido.

• Uma página no Notion com tarefas e anotações.

• Dez minutos diários de revisão.

Com o tempo, você ajusta, automatiza, conecta com o time e, quando perceber, o seu sistema estará funcionando por você.

Gerenciar projetos é, antes de tudo, gerenciar tempo e energia. E quando você cuida bem de ambos, o resultado aparece no ritmo, na clareza e na entrega.